Så lyckas du med sociala medier för ditt event

Att mässor och events har blivit mer sociala har säkert alla besökare märkt av. Det har bidragit till klara förbättringar av mässupplevelsen. Inte minst att man kan lyssna till olika evenemang och talare utan att behöva vara på plats – om arrangören sköter det på ett bra sätt. Det finns många möjligheter till att vara kreativ i att skapa ett socialt event. De som är duktiga på detta gör det ofta i en “trestegsraket” i aktiviteter såväl innan, som under och efter eventet.

1) Innan eventet

Bygg upp intresse och förväntningar – Det finns många olika sätt att bygga intresse inför ett event genom sociala medier. Det viktigaste är naturligtvis att kommunicera namn på spännande talare och berätta om vad besökarna kommer att få ut av besöket – det kan vara lärdomar, kunskaper, inspiration, underhållning eller affärskontakter.

  • Försök gärna engagera de deltagande talarna och besökarna i diskusssionen på sociala plattformar som Twitter eller LinkedIn redan innan eventet för att nå en bred publik och skapa intresse och buzz.
  • Intervjua talarna i ett blogginlägg eller en video där de pratar om ämnet de ska tala om. Sprid innehållet på sidorna för eventet och övriga sociala medie-kanaler.
  • Ställ engagerande frågor i t ex en LinkedIn-grupp som startats för eventet.
  • Om du har samarbetspartners med gemensamma intressen för eventet – utnyttja deras kanaler och talespersoner

Få in det i besökarnas agenda - Med tanke på hur upptagna de flesta är nuförtiden så är det oerhört viktigt att få in det i besökarnas kalender och skapa en “save the date”. Förutom traditionella inbjudningar kan arrangören skapa events på sociala plattformar. Exempelvis kan LinkedIn Events användas för att skapa events, skicka ut inbjudningar ännu bredare och informera om innehåll.

Bjud in till dialog i god tid - Redan i inbjudningar, på kampanjsidor och eventsidor bör arrangören informera om vilka kanaler för dialog som kommer att användas inför och under eventet – exempelvis hashtaggar, en LinkedIngrupp för diskussion om keynotes, var det bloggas om eventet, YouTube-kanaler, om en chatt anordnas med särskilda personer etc.

Gör det enkelt att komma dit - Ofta sitter man i valet och kvalet inför om man ska delta på event och sen kan det falla på något så enkelt som att man inte har det helt klart för sig hur logistiken fungerar. Det ska vara glasklart hur resa, boende, uppkoppling på hotell/event fungerar. Dessutom att ge förhandsinformation om vilka olika utrymmen som finns för spontana möten, tillgång till intressanta personer och företag  att träffa eller olika incheckningsplatser på Foursquare ger extra pluspoäng.

2) Under eventet

Det viktigaste med events nu i sociala medie-tider är att det faktiskt är två olika målgrupper att tänka på – de som deltar på plats och de som vill uppleva eventet men inte kan vara där.

Opimera event-upplevelsen -  Detta kan göras på en rad olika sätt:

  • Skapa ett Social Media Room för eventet, där allt material samlas i realtid -  bloggposter om eventet, alla tweets på relevanta hashtags, LinkedIn-grupp och YouTube-kanal med filmer från eventet. Denna kan kommuniceras på storbildsskärmar på eventet för att ge en bild av alla personer och kanaler som kan följas.
  • Hänvisa till diskussioner i de sociala kanalerna vid eventets presentationer – gärna en samlings-slide i början av presentationen som visar alla kanaler där eventet diskuteras och länkar till presentatörens egna profiler och kanaler.
  • QR-koder har blivit populärt för att dela innehåll på platser utanför själva konferenslokalen. QR-koder på deltagarnas hotell, på tågstationen på väg till lokalen eller utanför seminarielokalerna  kan visa presentationer från SlideShare, kampanjsidor, bloggposter eller YouTube-videos.
  • Skapa mötesplatser för deltagarna så de kan träffa andra spännande personer. Vissa events har börjat erbjuda “speed dating”. Om du har 20 minuter över så kan du gå och slumpmässigt få träffa en annan likasinnad person med samma intresseområde och ni får presentera era företag och affärsidéer.
  • Om du som arrangör har många intressanta experter från det egna företaget på plats – gör dessa tillgängliga att träffa för deltagarna. Tydliggör var och när de kan träffas, erbjud folk att ta kontakt med dem direkt via deras Twitter-namn.
  • Låt besökare bidra med  innehåll på något sätt, genom att t ex starta en Pinterest board där alla kan bidra med bilder, ställa frågor via Twitter, dela sina kalendrar med varandra för att hitta tider och platser att mötas med varandra etc. Låt folk tipsa varandra om vad som var särskilt bra  genom att starta en särskild hashtag för #bestofevent
  • Gör det enkelt att hitta på eventet  med olika kartor över området och rekommenderade scheman för olika typer av intresseområden.

Kanal för icke-deltagare - För de som inte kan vara på plats är det viktigaste att erbjuda ett sätt att följa eventet i realtid – oftast är livestreamad video till presentationerna och en Twitter backchannel med förutbestämd hashtag ett bra sätt, gärna kompletterat med en LinkedIn-grupp för diskussioner om frågor som man vill borra ner djupare i. Webbdagarna i Göteborg, som gick av stapeln den här veckan var ett bra exempel på hur man under ett event inkluderar besökare som inte kan vara på plats. Trots att jag inte hade möjlighet att åka dit så kändes det nästan som att vara där när man såg det livestreamat samtidigt som man följde Twitter-hashtagen. Dessutom så var det enkelt att hitta presentationer som hållits tidigare samma dag eller under dagen innan på deras sajt, samt att de samlat presentationerna på YouTube-kanalen Webbdagarna Göteborg 2012.

3) Efter eventet

Att följa upp efter eventet är det många företag som glömmer bort. Enligt min erfarenhet är det viktigaste efter ett event att:

  • Samla materialet som famkommit – bloggposter, filmer, bilder etc så att folk kan återuppleva det hela. Du kan t ex genom en tjänst som Paper.li göra det tillgängligt i tidningsform för besökarna och alla de som inte kunde vara där.
  • Dra diskussioner vidare efter eventet och fråga om åsikter och förbättringsområden. Jag anser att LinkedIn-grupper är ett väldigt bra format för att driva diskussioner kring frågor på en mässa. Inte minst för att den finns där både före och efteråt, så att du kan fråga vad deltagare tyckte och få värdefulla affärskontakter på köpet.
  • Skapa ambassadörer - Dra nytta av de personer som du inser är positiva till ditt event – fråga om de vill gästblogga om det eller skriva något om det på sin egen blogg. Uppmuntra dem till att delta i diskussioner i alla sociala medie-kanaler.
  • Berätta om nästa steg – Förhoppningsvis har ditt event väckt intresse och frågor. Nu måste du berätta vad de intresserade ska göra härnäst: Koppla an till kommande event, hänvisa till experter de kan komma i kontakt med, berätta hur ni tänker driva de frågor som diskuterats och vad det innebär för kunderna.

Det var några av mina tankar om hur man kan utnyttja sociala medier för events. Puh, det blev ett längre inlägg än jag tänkt från början – jag tror att jag sammanfattar det hela med en liten modell:

 

Tagged , , , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>