Dagens PR-tips – de två s:en – snabba svar

Vad kan hända om man som talesperson för ett företag dröjer fem dagar med att svara på en pressförfrågan som krävde ett svar samma dag? Påverkar ett sent svar bilden av företaget i media? Kan ett sent svar ge negativa följder till såväl kunders som konsumenters uppfattning om företaget? Svar ja.

Tidningar (2)

Då vi PR-konsulter medietränar företags talespersoner inför framtida kontakt med media betonar vi konstant vikten av tillgänglighet, snabba och framför allt tydliga svar. Tyvärr så är detta något som många talespersoner glömmer allt för snabbt och något som vi måste påminna våra kunder om från stund till stund.

 

Det händer allt för ofta att media försöker kontakta företag och får vänta flera dagar innan företagen svarar. Allt som oftast är flera dagars väntan på svar alldeles för långt – då har journalisten redan gått vidare till nästa story, och chansen att påverka företagets bild i media har missats. Vad beror dessa sena svar på? Många gånger tror media att sena svar handlar om att företag inte ”vågar” svara eller är oroliga över hur artikeln journalisten ska skriva vinklas. Detta är dock, av min erfarenhet som PR-konsult, oftast fel. Den vanligaste anledningen till att företag är sena med att svara journalister är att de helt enkelt prioriterar ner svar till media och spar detta till allra sist. Denna nedprioritering är dessvärre en sådan som i slutändan ofta resulterar i dåliga omdömen i media och felaktig profil av företaget utåt.

 

Att hamna längst ner i prioriteringslistan är något som för journalister också kan resultera i att man får en dålig relation till företaget och sen väljer att inte kontakta företaget för kommentarer i branschfrågor eftersom man uppfattar företaget som opålitligt.

 

Genom att inte svara en journalist förfrågan i tid riskerar ett företag ett antal händelser:

1. Att journalisten publicerar en artikel där företaget skildras negativt och felaktigt – eftersom företaget inte har kommit till skott och tillrättaställt felaktig negativ information

2.
Att företaget uppfattas som onåbart för mediekommentarer, vilket läsare tolkar som att man försöker dölja något negativt

3.
Att företaget förlorar en möjlighet att synas i en artikel där man, på grund av företagets okontaktbarhet, endast skriver om konkurrenterna

4.
Att företaget missar en möjlighet till att knyta an en viktig mediekontakt för kommande PR-aktiviteter och nyhetslanseringar

5.
Att företagets varumärke framställs på ett felaktigt sätt och att företaget måste spendera tid på att återupprätta sin profil i media

 

Tillgänglighet är något jag tidigare också har propagerat i samband med PR och det tål att påminnas om och om igen. Är du inte tillgänglig så finns du inte. Och vill du se till att ditt företag syns på rätt sätt och att bilden av företaget i media stämmer överens med den profil företaget har – se då till att vara snabb med att svara media då de hör av sig.

 

Är man mån om sitt företags profil i såväl kunders som konsumenters ögon då ska man alltid komma ihåg att journalister är ens bästa vänner, som ska hamna längst upp i prioriteringslistan, och inte längst ner. Det är grunden till goda medierelationer och ger ett trovärdigt intryck i media.

 

Får du en förfrågan från media – gör detta:

1. Fråga i vilket sammanhang journalisten skriver artikeln och behöver informationen


2.
Fråga journalisten vilken deadline han/hon har och när han/hon behöver input från dig


3.
Be sedan att få återkomma inom den tiden, säg att du till exempel är på väg in i ett möte så att du får tid att formulera ett ordentligt svar


4.
Samla med hjälp av din PR-konsult ihop all information du behöver för att kommunicera dina budskap i artikeln/intervjun, så att du inte bara svarar på journalistens frågor

5.
Svara på förfrågningen inom utsatt tid och helst så snart som svaret har sammanställts med stöd av PR-konsulten

 

Så kom ihåg – svara snabbt och värna om ditt företags profil i media. Glöm aldrig de två s:en – snabba svar.

About Natalie Majerski

Natalie är kommunikationskonsult på Text100 och arbetar med kunder både inom B2C och B2B. När hon inte arbetar är hon en inbiten kulturnörd med viss tyngdpunkt på musik och film.
Tagged , , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>